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采購品類管理是重要的采購戰(zhàn)略管理之一，其將企業(yè)購買產(chǎn)品與服務(wù)的支出費用按照不同的功能，劃分為不同的采購類別，然后對不同的品類進行采購費用支出，供應(yīng)市場和供應(yīng)商等進行研究和分析以制定差異化的采購策略和流程。

一般情況，企業(yè)的采購品類可分為直接物料和間接物料兩大類。直接物料應(yīng)用于最終產(chǎn)品上，生產(chǎn)制造過程中產(chǎn)生的原材料、元器件及相關(guān)輔料等。很多企業(yè)，特別是制造業(yè)在長期發(fā)展過程中，針對直接物料的管理相對較為成熟，形成了系統(tǒng)化的采購及成本管理的策略，可壓縮的成本空間有限。

而間接物料，與最終產(chǎn)品不相關(guān)，為企業(yè)運營相關(guān)的消耗性產(chǎn)品或者服務(wù)。相比于直接物料，優(yōu)先級較低，間接物料由于計劃性差、品類繁雜、單次訂貨量小、低值易耗等特點，管理的難度也是比較大。在企業(yè)采購部門持續(xù)面臨降本增效的指標下，間接物料的領(lǐng)域越來越被采購所重視，面臨企業(yè)利潤率提升的壓力，需要企業(yè)進一步提高采購集約化管理能力，挖掘更大的采購降本空間。在這樣的背景下，如何管理好間接物資變得尤為重要。

SAP 總結(jié)了企業(yè)間接物料采購的的七大主要購買渠道（buying channel），不同的購買渠道適用于不同的品類物料和采購場景。

場景一

1目錄商城

這是企業(yè)針對間接物料請購最常用的模式。適用于大多數(shù)企業(yè)間接物料品類，例如辦公用品，IT 設(shè)備及標準件，非庫存管理的 MRO 等。目錄項包含商品的描述信息、規(guī)格、價格、圖片等詳細信息。Ariba 支持的目錄維護方式多種：

企業(yè)采購自維護面向員工的內(nèi)部電子商城。上架的品類可關(guān)聯(lián)相應(yīng)的采購合同，遵從合同規(guī)定的價格及商務(wù)條款。

Punch-out 目錄：此類目錄通過跳轉(zhuǎn)的方式可直接訪問供應(yīng)商自有目錄網(wǎng)站；選擇品類加入購物車后，返回到 Ariba 系統(tǒng)進行后續(xù)的請購、審批、采購的流程。企業(yè)無需自行維護商品目錄。

目錄商城的應(yīng)用可大大簡化采購流程，采購部門篩選好品類和供應(yīng)商，制定好采購的規(guī)則和流程，需求人員遵從系統(tǒng)規(guī)范來完成整個采購過程，大大減少了采購的周期。目錄商城的應(yīng)用也會減少系統(tǒng)外采購支出，減少臨時或一次性的購買行為，便于采購部按品類統(tǒng)計年度采購需求，更好的分析采購支出，集中規(guī)模效益，使得采購擁有跟供應(yīng)商更好的議價權(quán)。企業(yè)內(nèi)部而言，業(yè)務(wù)需求部門依據(jù)需求選擇所需物料后加入“購物車”，獲批準后即可下單給供應(yīng)商，到貨驗收后財務(wù)予以付款，無須采購部跨部門或和供應(yīng)商的反復(fù)溝通交流，節(jié)約采購部的時間和精力，以用于戰(zhàn)略性采購管理工作。

2現(xiàn)貨采購

又稱 spot buy，主要指借助公開市場上第三方的專業(yè)電商采購平臺的供應(yīng)資源。例如易貝、蘇寧易購等通用物資電商平臺，適用于企業(yè)長尾采購最尾端的低頻次的、價值較低的品類，為了補充企業(yè)內(nèi)部目錄商城的所未能覆蓋的少量商品類別，也確保了非尋源和合同外采購的支出可視化與管控。又或者震坤行、米思米等專業(yè) MRO 用品電商平臺，由于 MRO 備品備件類物資需求難以做年度需求匯總和采購計劃，需求出現(xiàn)時每次的規(guī)格要求可能根據(jù)現(xiàn)場的工況需要參考一些工具書選型，對采購的專業(yè)性要求很高，為了避免現(xiàn)場選錯型的問題，建議交給專業(yè)的 MRO 用品平臺來處理。平臺有專業(yè)的技術(shù)團隊可以提出客觀的選型建議，并且平臺積累的供應(yīng)商資源廣泛，規(guī)模效益往往比單獨找供應(yīng)商購買獲得更大的價格優(yōu)勢。對于企業(yè)采購而言，省去了現(xiàn)場溝通的同時達到降本增效的目的。

3合同發(fā)布

又稱 release contract，該類采購請購申請是基于簽訂的合同，采購訂單會消耗合同的金額。SAP Ariba 中的合同包含了供應(yīng)商所提供的商品或服務(wù)類別，商品或服務(wù)的描述、價格、規(guī)格等以及供應(yīng)商的條款和交付條件。合同可以為標準的合同也支持總括訂單（BPO）合同。BPO 是以預(yù)先確定的價格在預(yù)先確定的時間內(nèi)或者以在市場或者其他條件下確定的價格，為了某些物資或者服務(wù)而向供應(yīng)商下的定期協(xié)議（通常一年以上）。針對企業(yè)日常一些標準的消耗類物料，簡單的設(shè)施維護服務(wù)等，該類物料購買頻次高，批量較小，市場上供應(yīng)商資源豐富，屬于充分競爭市場。企業(yè)可統(tǒng)計上年度的采購需求，和供應(yīng)商在簽訂的合同框架下，一次下單，多批次交貨，定期拉對賬單。BPO 合同模式可以幫助企業(yè)和供應(yīng)商簡化重復(fù)的采購程序，減少下訂單的數(shù)量，提高采購作業(yè)效率，節(jié)省人工作業(yè)成本。因為此類場景下采購訂單會消耗合同金額，消耗金額可預(yù)警，所以在合同創(chuàng)建和維護的過程中要格外仔細，以確保合同總金額，合同生效到期的起止日期，商品和服務(wù)的價格以及其他合同數(shù)據(jù)的準確性。

場景二 基于合同開票

又稱 invoice against contract，允許企業(yè)可在不需要采購訂單的情況下，對供應(yīng)商提供的產(chǎn)品或者服務(wù)開具發(fā)票付款。適用于大多數(shù)服務(wù)類型的采購場景，且服務(wù)具有重復(fù)固定性的采購頻次和重復(fù)開票的特點，例如企業(yè)咨詢服務(wù)、廣告和媒體投放、IT 外包服務(wù)、重復(fù)性租金或者定期送水服務(wù)等。盡管采購過程不需要生成采購訂單，簡化企業(yè)和供應(yīng)商重復(fù)的采購流程，減少下訂單的數(shù)量，節(jié)省人工作業(yè)成本。但流程上須將尋源，合同管理和采購執(zhí)行流程集成一體，以確保遵從采購政策和合同規(guī)定的條款內(nèi)容，針對合同/ BPO 的發(fā)票系統(tǒng)可跟蹤所有必要的信息保證合規(guī)性。

場景三 外包勞動力

隨著用工靈活度的提升，越來越多的企業(yè)對于臨時外部勞動力的需求增大，外部勞動力和高級人才對企業(yè)經(jīng)營能獨立核心業(yè)務(wù)也息息相關(guān)。不是所有的崗位都需要全職雇傭，很多專業(yè)人才也希望有更加靈活的用工方式，比如外包項目經(jīng)理、審計工程師、咨詢律師等。外包勞動力屬于企業(yè)采購場景之一，需要管理從人員需求到付款結(jié)算開票的全采購閉環(huán)。對于企業(yè)而言，外包勞動力的采購不僅僅是成本增效考量，涉及到企業(yè)合規(guī)等諸多方面。以前，企業(yè)和大型外服公司簽訂服務(wù)合同，外服員工在出現(xiàn)合規(guī)問題，企業(yè)相關(guān)責(zé)任不大，權(quán)利和義務(wù)由外服公司承擔(dān)，但新勞動法規(guī)定，要求將管理的顆粒度下沉到外服每個員工，企業(yè)在外包勞動力的使用過程中，負擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。好的的外包勞動力采購應(yīng)滿足以下幾個條件：

企業(yè)可快速創(chuàng)建并響應(yīng)外部勞動力需求申請，加快候選人審查和甄選過程，從而加速申請到采購交付的周期時間。

減少臨時性的外包勞動力采購，采購過程確保服從企業(yè)的標準費率標準，遵從雇傭管理標準和法規(guī)要求。驗收通過，審批通過的服務(wù)工單自動轉(zhuǎn)換為發(fā)票，系統(tǒng)三單匹配，消除人工對賬帶來的潛在風(fēng)險，提升采購效率。

場景四 戰(zhàn)術(shù)協(xié)同尋源

此類采購場景需要買賣雙方在購買過程中針對價格或服務(wù)范圍進行協(xié)商，適用于具有可變定價的商品材料、印刷材料或定制帶配置清單的產(chǎn)品等。戰(zhàn)術(shù)協(xié)同尋源采購在一些需要競標的公共部門，例如學(xué)校和政府組織應(yīng)用比較廣泛。在協(xié)作性申請中，買方創(chuàng)建采購申請（通常帶建議價格），然后發(fā)送給供應(yīng)商進行協(xié)商。供應(yīng)商可以拒絕或提交更新申請，一旦更新的請求已由企業(yè)買方審核并批準，將成為采購訂單。協(xié)作申請發(fā)送給一個或多個供應(yīng)商進行協(xié)商，根據(jù)供應(yīng)商反饋報價來決定。企業(yè)往往會建首選供應(yīng)商庫，根據(jù)不同的品類，設(shè)定相應(yīng)的一個或多個首選供應(yīng)商，首選供應(yīng)商是最常見的協(xié)同供應(yīng)商，當然，潛在的供應(yīng)商也可以根據(jù)采購實際業(yè)務(wù)能快速引入。

場景五 服務(wù)采購訂單

可用于計劃內(nèi)或計劃外的服務(wù)采購，其中采購項目的詳細信息未知，只能提供成本估算。適用于需要基于估算的服務(wù)類別，例如現(xiàn)場服務(wù)、復(fù)雜的建筑工程；投資活動（包括資本支出和運營支出）；公共設(shè)施或運輸物流等變量服務(wù)采購。由于項目獨特的復(fù)雜性，所有相關(guān)方在創(chuàng)建采購訂單時可能都不知道具體細節(jié)。在很多情況下，完成工作后，供應(yīng)商在現(xiàn)場根據(jù)實際情況會錄入服務(wù)條目表或調(diào)整服務(wù)條目表，其中包含實際的成本和數(shù)量等詳細信息。買方可以在供應(yīng)商不可見的 PO 上指定服務(wù)最大數(shù)量級。

場景六 非目錄請購

面對一些第一次購買、不經(jīng)常使用、未出現(xiàn)在企業(yè)目錄商城的品類，可通過手工添加的方式在系統(tǒng)里創(chuàng)建臨時需求申請。原先企業(yè)沒有系統(tǒng)去管理此類采購時候，往往通過報銷的方式完成費用的歸結(jié)，但是這類支出的統(tǒng)計會被排除在采購支出分析的范疇，不可管控，即使在系統(tǒng)支持下可人工錄入請購單數(shù)據(jù)，但從業(yè)務(wù)和采購的角度來看，管理都更加耗時，流程效率低下。企業(yè)應(yīng)嚴格控制非目錄請購的使用，盡量避免此類采購場景的出現(xiàn)。與此同時，企業(yè)應(yīng)定期審查和分析產(chǎn)生的非目錄請購的需求，對于重復(fù)請買的品類可以考慮納入目錄管理范疇，或者通過現(xiàn)貨購買的方式，制定出最佳的渠道策略。

場景七 非訂單發(fā)票

不是大多數(shù)采購支出的首選解決方案，因為在采購過程中缺少采購訂單會妨礙端到端采購支出管理。但是，針對一些低頻次、非經(jīng)常性的費用，例如慈善捐款、一次性繳稅等采購場景，系統(tǒng)里這種方法一定程度上可以通過增加工作流程和審批流來控制可統(tǒng)計的采購支出，即便如此，企業(yè)也應(yīng)嚴格控制非訂單發(fā)票的采購行為發(fā)生。

盡管間接物料的采購需求復(fù)雜度高，組織內(nèi)部協(xié)同難度較大，但只要堅持運用好的品類策略思路，借鑒選擇實施以上探討的間接物料購買渠道和場景，通過專業(yè)的系統(tǒng)來支撐，就可以幫助企業(yè)逐步改善間接物料的采購管理，同時不斷深化和完善采購品類策略，就一定會讓間接物料采購管理朝著卓越的方向發(fā)展。